Onboarding per App
25.03.2019

Digitales Onboarding per App: Checkliste & Beispiele für den Onboarding-Prozess

Fachkräftemangel, demografischer Wandel, Generation Y. Es sind verschiedene Herausforderungen, die Unternehmen in Sachen Personal beschäftigen. Schon ab dem Zeitpunkt der Entscheidung für eine/n neue/n Mitarbeiter/in ist es daher wichtig, diese motiviert an Bord zu holen: Onboarding per App kann eine Lösung sein.

85 Prozent der Mitarbeiter haben keine oder nur eine geringe Bindung zu ihrem Arbeitgeber. Das zeigt der Engagement Index 2018 der Gallup GmbH, der bereits seit 2001 jährlich 1.000 Arbeitnehmer telefonisch zu diesem Anliegen befragt – stets mit ähnlichen Ergebnissen.

Dass 15 Prozent der Arbeitnehmer schon am ersten Tag an eine Kündigung denken, zeigt eine Studie des Human Capital Institutes: Demnach beenden 77 Prozent der Angestellten ihren ersten Arbeitstag früher, weil das Umfeld noch nicht ausreichend auf ihren Einsatz vorbereitet ist. Die Wichtigkeit des Themas Onboarding liegt also auf der Hand. Er beginnt mit den Fragen, die sich vermutlich jeder neue Mitarbeiter stellt:

  • Was erwartet mich an meinem ersten Arbeitstag?
  • Wer sind meine Kollegen?
  • Wie sieht wohl der Arbeitsalltag im neuen Job aus?
  • Was hat mein neuer Arbeitgeber zu bieten?
  • Habe ich mich richtig entschieden?

Unser Tipp: Starten Sie mit zielgerichtetem Onboarding und dem Informationsfluss schon vor dem ersten Arbeitstag, beispielsweise mit einer Onboarding-App. So bauen Sie frühzeitig Bindung zu Ihren neuen Mitarbeitern auf.

Das Konzept Onboarding – mehr als nur Einarbeitung

Onboarding ist in der Theorie nur der englische Begriff für die systematische Einarbeitung von Angestellten. In der Praxis kann ein strukturierter Onboarding-Prozess aber mehr, als Mitarbeitern zu zeigen, was sie zu tun haben.

So erreichen Sie durch gutes Onboarding im Idealfall auch:

  • Aufbau von emotionaler Bindung zum Arbeitgeber
  • Reduzierung der Fluktuation
  • Verringerung von Krankheitsständen
  • Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke (Employer Branding)
  • Nachhaltige Produktivität der Mitarbeiter

Vorteile von digitalem Onboarding

Wer den Onboarding-Prozess mit digitalen Methoden begleitet, der ermöglicht nicht nur seinen Mitarbeitern zahlreiche Vorteile – vielmehr profitiert das Unternehmen auch selbst. Durch automatisierte Prozesse wird Zeit eingespart, die Kosten der Einarbeitungszeit werden reduziert und die Personalabteilungen haben stets alle wichtigen Dokumente, Kontaktdaten und Unterlagen zentral an einem Ort. Einheitlichkeit und Aktualität statt Papierchaos: eine Onboarding-App kann die Vielzahl an Handouts und E-Mails ersetzen und Überblick schaffen.

Als Arbeitgeber treten Sie damit also von Tag 1 an professionell auf, steuern das Onboarding zentral und sind dank Feedback-Funktion jederzeit für die neuen Angestellten da – ganz unabhängig von Ort und Zeit. Mobil und flexibel. Als besonderes Add-On können Sie Ihre Mitarbeiter außerdem durch einen Gamification-Ansatz zusätzlich motivieren: Eine Quiz-Funktion ermöglicht es, Wissen gegeneinander abzufragen und in kleinen Einheiten zu verinnerlichen.

Funktionen einer Onboarding-App

Die Onboarding-App unterteilt sich in die wesentlichen Bereiche Wissen, Training und interne Kommunikation. So dient die App in Form eines Lern-Management-Systems dazu, dass Wissen gebündelt zur Verfügung steht: beispielsweise zu Fachthemen, aber auch zu einfachen Abläufen wie Regelungen im Urlaubs- und Krankheitsfall, Kontaktdaten zu wichtigen Ansprechpartnern und Informationen zu den Produkten und Arbeitsabläufen.

Je komplexer das Tätigkeitsfeld, desto wichtiger ist die Trainings-Funktion. Hier können beispielsweise anhand von Karteikarten oder spielerisch im Quiz-Format Inhalte in der Onboarding-App erlernt werden. Dank künstlicher Intelligenz wird dabei jeder Mitarbeiter an seinem individuellen Lernstand abgeholt.

Zur internen Kommunikation dient die Newsfunktion, über die wichtige Informationen per Push-Nachricht rausgegeben werden können. Zudem wird ein Feedback ermöglicht – auf Wunsch komplett anonym.

Checkliste für digitales Onboarding

1. Festlegen, welche Ziele mit einer Onboarding-App erreicht werden sollen

2. Definieren, was die Zielgruppe vom Produkt erwartet

3. Demo-Termine vereinbaren und Onboarding-Apps testen

4. Auf Individualisierbarkeit in Sachen Design und Funktionen achten

5. Funktionsumfang festlegen

6. Sich für einen Anbieter entscheiden

7. Lerninhalte erstellen (lassen)

8. Strategie für die Kommunikation über die App festlegen

9. Feedback von den Nutzern einholen

10. Ggf. Inhalte oder Funktionen der Onboarding-App anpassen

Beispiele und Phasen für den digitalen Onboarding-Prozess

Das (digitale) Onboarding beginnt in der Regel immer nach ähnlichen Abläufen und wird selbstverständlich begleitet durch persönliche Maßnahmen. Drei Phasen sind dabei entscheidend:

  • vorab
  • der erste Tag / die erste Woche
  • die Zeit danach

Vorab ist es wichtig, den Angestellten in der App bereits sämtliche Unterlagen zum ersten Arbeitstag zur Verfügung zu stellen: zur Anreise, der Uhrzeit, der Kontaktperson, an die sie sich wenden sollen, etc. Außerdem können auch schon Einblicke in Sachen Arbeitgeberattraktivität gegeben werden.

  • Wovon profitiert der Mitarbeiter?
  • Worauf darf er sich besonders freuen?
  • Wo kann er Mittagessen?
  • Welche regelmäßigen Firmen-Veranstaltungen erwarten den Mitarbeiter?
  • Gibt es Brückentagsregelungen oder ähnliches?

Im zweiten Schritt folgt ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag: von der Begrüßung über eine Vorstellung der Kollegen bis hin zum Kennenlernen von Arbeitsplatz, Arbeitsabläufen und Zugängen für notwendige Systeme o.ä. Die App kann den Mitarbeiter durch die Bereitstellung bestimmter Unterlagen unterstützen und räumt Spielräume ein, falls nicht den gesamten Tag jemand persönlich Zeit für die Einarbeitung hat. Des Weiteren kann mit einer Onboarding-App direkt der Plan für die erste Woche definiert werden:

  • Was sind erste Aufgaben?
  • Welche Einführungen gibt es?
  • Wie sieht der Zeitplan aus?
  • Welche Kollegen sollte er kennenlernen?
  • Wie gestaltet sich das Tätigkeitsfeld generell?

Die Phase zuvor und die erste Woche tragen nachweislich dazu bei, ob ein Mitarbeiter langfristig zufrieden ist oder nicht. Eine App kann in diesem Punkt also gute Dienste leisten. Je nach Aufgabenfeld kann das Onboarding zwischen wenigen Wochen und einigen Monaten dauern.

Auch im Anschluss kann die App zur Mitarbeiterbindung und Motivation beitragen: Wo zu Beginn per Quiz- oder Karteikartenfunktion gelernt wird, wie groß das Unternehmen ist oder was die spezifischen Eigenschaften der Produkte sind, welche Pausen- und Urlaubsregelungen es gibt und welche Ansprechpartner für welche Themen zuständig sind, kann später das Fachwissen vertieft werden.

Implementierung und Kosten von digitalem Onboarding

Die Kosten nennen wir an dieser Stelle bewusst am Ende, denn sie sollten nicht das erste sein, worüber Sie nachdenken. Nachweislich amortisiert sich die Implementierung einer Onboarding-App nämlich sehr schnell: Schließlich sind die Mitarbeiter schneller einsatzfähig und deutlich höher motiviert. Einen groben Rahmen geben wir Ihnen dennoch gerne mit auf den Weg: Im ersten Jahr sollten Sie mit einer niedrigen fünfstelligen Summe rechnen. Im zweiten Jahr entfällt die Einrichtungsgebühr und die Kosten für die App liegen bei einer höheren vierstelligen Summe.

Gerne machen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot, das auf Ihre Zwecke individuell abgestimmt ist.

Für die Implementierung ist es wichtig, die Mitarbeiter von Beginn an ins Boot zu holen: Wer direkt nach der Zusage mit einer App im eigenen Employer Branding punktet und den Angestellten damit kontinuierlich unterstützt, der kann davon ausgehen, dass das digitale Tool auch darüber hinaus dankbar genutzt wird.

Fazit: Eine Onboarding-App lohnt sich

Natürlich kann eine Onboarding-App die persönliche Einarbeitung nicht ersetzen. Sie vermittelt neuen Mitarbeitern aber von Beginn an eine gewisse Wertschätzung und trägt zur Willkommenskultur bei. Der Funktionsumfang kann individuell entsprechend der eigenen Zielsetzungen zusammengestellt werden.

Holen auch Sie schon bald Ihre Mitarbeiter digital an Bord – modern, motivierend, mobil.

Keeunit: Ihr Ansprechpartner für digitales Onboarding!

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